河北专接本秘书学：登记与编码

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登记



　　(1)登记的含义：登记即建立信息的完整记录。



　　(2)登记分为两种类型;



　　①总括登记，对存储信息按批分类登记;



　　②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。



　　(3)登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。


　　编码



　　(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。



　　(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数



　　(3)编码的两种方法：



　　①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;



　　②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类



　　提供档案利用的要求及方式



　　1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作



　　2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览



　　编写大事记的工作步骤和注意事项



　　1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。



　　2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。



　　会议协调的内容



　　1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员



　　2协调会议相关事项



　　3协调会议议题



　　4协调会议纪要



　　5协调会议决定事项的落实